Tietotyön tuottavuuden osatekijät

Pop up -hankkeessa selvitettiin, miten tietotyötä on tarpeen kehittää. Tämän tueksi määriteltiin tietotyön tuottavuuden osatekijöiksi autonomia, vuorovaikutus, uudistuminen, hyvinvointi ja aikaansaaminen. Osatekijät perustuvat tutkimuksiin tekijöistä, jotka vaikuttavat tietotyön päivittäiseen tuottavuuteen.

autonomiaAutonomia – Tietotyöläiset tarvitsevat autonomiaa, jotta he voivat johtaa itseään ja ottaa vastuulleen oman tuottavuutensa (Drucker 1999). Autonomia edellyttää valinnan ja toiminnan vapautta, jolloin työntekijät voivat päättää tekemisistään ja kokevat työn ja sen tavoitteet omakseen. Autonomia on yksi sisäisen motivaation lähteistä itsemääräämisen teoriassa (Ryan & Deci 2000). Teorian mukaan työn ja organisaation tulee tyydyttää 1) autonomian, 2) pätevyyden ja 3) sosiaalisen yhteenkuuluvuuden perustarpeet. Tutkimusten mukaan näiden tarpeiden täyttyminen työssä johtaa työn imuun, energisyyteen sekä parempaan tuottavuuteen (ks. Martela & Jarenko 2014).

vuorovaikutusVuorovaikutus Tietotyössä arvokasta on keskinäinen vuorovaikutus ja luova yhdessä oppiminen, jolloin yksilön voimavarojen ja osaamisen ohella on tärkeää tarkastella myös ryhmän vuorovaikutuksen laatua – uuden määritelmän mukaan ”työ on toisiaan tarvitsevien ihmisten vuorovaikutusta” (Kilpi 2016). Tutkimuksen mukaan vuorovaikutuksen tavat ovat tärkein tiimin menestystä ennustava tekijä – jopa yhtä merkittävä kuin muut tekijät (yksilön älykkyys, persoonallisuus, taidot sekä keskustelujen pääsisältö) yhteensä (Pentland 2012). Tietotyössä hyvä vuorovaikutus sisältää niin yksilön tehtäviä, läsnäolon tunnetta, satunnaisia kohtaamisia kuin interaktiivista tavoitteellista yhteistyötä (Heerwagen ym. 2004). Vuorovaikutusta tapahtuu yli organisaatiorajojen – työtä tehdään yhä useammin oman tiimin ulkopuolella asiakkaiden ja muiden organisaatioiden ja yhteisöjen kanssa.

uudistuminenUudistuminen – Tuottavassa tietotyössä uudistuminen on tärkeää. Luovuuden, jatkuvan innovoinnin, oppimisen ja opettamisen tulisi olla osa työtä ja työtehtäviä (Amabile ym. 2005; Drucker 1999; Argyris & Schön 1978). Tutkimuksen mukaan luovan ajattelun tukemiseksi yksittäisten työpäivien tulisi sisältää vaihtelevasti jaksoja kognitiivisesti haastavaa suuren paineen alaista työtä sekä työtä, joka on kognitiivisesti helppoa eikä sisällä suorituskykypaineita (Elsbach & Hargadon 2006). Koska tietotyö edellyttää paljon ajatustyötä, tarvitaan työympäristöjä, jotka tukevat analyyttistä ajattelua, keskittymistä ja ideoiden kehittymistä (Bosch-Sijtsema ym. 2010; Heerwagen ym. 2004). Tietotyön sosiaalinen puoli puolestaan tarvitsee tiloja, joissa tietoa ja ajatuksia voidaan jakaa esimerkiksi vuorovaikutuksen, keskustelun, kirjoittamisen ja visualisoimisen avulla (Bosch-Sijtsema ym. 2010).

hyvinvointiHyvinvointi – Tietotyössä työpäivän aikainen oman energian ylläpitäminen ja kuormituksesta palautuminen on tärkeää (Fritz ym. 2011; Kim ym. 2017). Työn imu ja kukoistaminen ovat työhyvinvoinnin käsitteitä, jotka ovat vahvasti yhteydessä työn  tuottavuuteen. Tutkimuksissa on esimerkiksi havaittu työn imun vaikuttavan positiivisesti päivittäiseen tehtävistä suoriutumiseen, asiakkaiden arvioihin työntekijän hyvästä työssä suoriutumisesta sekä asiakkaiden uskollisuuteen (mm. Kim ym. 2013; Xanthopoulou ym. 2009; Salanova ym. 2005; Bakker & Bal 2010). Kukoistavien (thriving) tietotyöläisten on havaittu suoriutuvan työtehtävistään 16 % paremmin kuin työntekijöiden, jotka eivät kukoistaneet (Spreitzer & Porath 2012). Kontrolloiduissa olosuhteissa puolestaan onnellisuus paransi tuottavuutta 10–12 % (Oswald ym. 2015).

aikaansaaminenAikaansaaminen – Aikaansaamisen tunne – eli merkityksellisessä työssä edistyminen – on kaikkein tärkein yksittäinen tekijä, joka edesauttaa tietotyöläisten emootioita, motivaatiota ja havaintokykyä työpäivän aikana. Mitä useammin ihmiset kokevat edistymisen tunteen, sitä todennäköisemmin he ovat luovasti tuottavia pitkällä aikavälillä. Yrittivätpä he ratkaista perustavanlaatuista tieteellistä mysteeriä tai yksinkertaisesti valmistaa korkealaatuista tuotetta tai palvelua, jokapäiväisellä edistymisellä – pienillä voitoilla – on merkitystä sille, mitä he kokevat ja miten suoriutuvat. Aikaansaamisen mahdollistamiseksi tulee asettaa selkeät tavoitteet ja ymmärtää, mihin työ on menossa sekä miten se on merkityksellistä tiimin, yrityksen ja asiakkaiden kannalta. (Amabile & Kramer 2007; 2010.) Tavoitteet suuntaavat huomiota, lisäävät määrätietoisuutta ja sisua sekä vahvistavat, innostavat ja motivoivat käyttämään ja etsimään tietoja ja taitoja niiden saavuttamiseksi. Tavoitteen saavuttaminen tuo tyytyväisyyttä ja uskoa omiin kykyihin, mikä on ihmisen tärkeä psykologinen tarve. Lisäksi tavoitteen saavuttaminen vähentää tylsyyttä, sillä tavoitteet tuovat tarkoituksen tunnetta työhön. (Locke 1996; Latham 2004; Latham & Locke 2006.)

Lisää tutkimustuloksia toukokuussa julkaistavassa raportissa.

Advertisements

Diplomityö: Tietotyön suunnittelu monitilatoimistossa

TIIVISTELMÄ

Työn tekeminen on muuttunut viime vuosien aikana. Työtä tehdään toimistolla vaihtelevassa ympäristöissä: ei ainoastaan oman työpisteen äärellä, vaan esimerkiksi jaetuissa työtiloissa. Lisäksi työtä ei tehdä ainoastaan toimistolla, vaan vaihtelevissa työympäristöissä niin kahviloissa, kotona etätöissä ja työmatkojen yhteydessä.

Toisaalta työn murrosta kuvaavat myös tietotyön piirteet: jatkuva tarve oppia, innovoida, luoda uutta ja olla vuorovaikutuksessa muiden työntekijöiden kanssa. Muuttuva tietotyö asettaa vaatimuksia myös sille, missä työtä tehdään. Onkin todettu, että monitilatoimisto on syntynyt tietotyön murroksen pohjalta. Kun tietotyöntekijä ja tietotyöntekijöiden yhteisö siirtyvät perinteisestä toimistosta, kuten avotoimistosta tai huonetoimistosta, monitilatoimistoon, seuraa merkittävä muutos. Työnteon tavat eivät ole samanlaiset kuin ennen: välillä päivän työpisteitä tulee varata etukäteen ja uudet työympäristön pelisäännöt voivat ohjeistaa tilojen käyttöä. Miten yksittäisen työntekijän tulisi suunnitella työtänsä monitilatoimistossa, jotta työnteko olisi sujuvaa ja aikaansaavaa? Entä miten työyhteisö voi yhdessä sopia pelisääntöjä tilojen käytöstä?

Näitä kysymyksiä käsitellään tässä diplomityössä, joka laadittiin Tampereen teknillisen yliopiston Tiedonhallinnan ja logistiikan laitoksella. Diplomityötä varten tehdyn tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, miten tietotyöntekijän työpäivän suunnittelua voidaan edistää monitilatoimistossa. Tutkimus oli aineistolähtöinen laadullinen tutkimus, jonka lähtökohtana oli POP UP –hankkeessa kerätty aineisto toimistokalusteita ja –palveluita tarjoavan yrityksen Martelan monitilatoimistosta. Aineisto oli kerätty haastattelemalla. Haastatteluissa selvitettiin näkemyksiä työympäristöstä, työtavoista, työympäristön käyttämisestä, työympäristön pelisäännöistä ja mielipiteitä hyvän työympäristön piirteistä. Haastatteluaineisto analysoitiin koodaamalla ja kvantifioimalla.

Tutkimuksessa selvitettiin myös, millaisia työympäristöjä monitilatoimistot eli toimintalähtöiset työympäristöt ovat: millaisista vyöhykkeistä ja tiloista ne koostuvat ja millaisia tekijöitä on hyvä huomioida sellaista suunniteltaessa. Toinen teema tutkimuksessa oli tietotyön suunnittelu niin yhteisö- kuin yksilötasolla. Tutkimuksessa löydettiin suunnittelua tukeva työn tuunaamisen prosessi. Toinen keskeinen löydös oli monitilatoimistoissa käytettävät peliäännöt, joissa on hyvä tunnistaa yhtäältä tietotyöntekijöiden piirteet ja toisaalta monitilatoimiston piirteet. Pelisäännöt on myös hyvä laatia iteroiden ja osallistavalla menetelmällä

Horstia, J. (2017) Tietotyön suunnittelu monitilatoimistossa, Diplomityö, Tampereen teknillinen yliopisto.

ABSTRACT

The work life has changed during last years. Work is not only done in a specific office any more, but takes advantage of multiple other locations, for example cafés, home of- fice or while commuting to work. There is also a new office concept called an activity- based office. In addition, knowledge work has changed. The characteristics that describe knowledge work today are the constant need to learn, innovate, be creative and collabo- rate with other workers. The needs of knowledge work also set demands for the work- place. Indeed, it has been stated that the activity based office concept is there because of the change in knowledge work. When a community of knowledge workers adopts an activity-based way of work, it is a considerable change in the ways of working. The ways of working are not the same as before. Sometimes the work desk has to be booked beforehand and the new rules of the working environment can give instructions on how to use the new office environment. These changes bring forward some interesting ques- tions. How should an individual knowledge worker plan their work in the activity-based office, so that the working is both fluent and efficient? Moreover, how should the com- munity of knowledge workers agree on the common office rules in the new office?

These questions are considered in this Master’s thesis. This thesis was conducted in Tampere University of Technology, Department of information management and logis- tics. The objective of this study was to clarify how an individual knowledge worker and a community of knowledge workers can design their work in an activity based work environment. The study was a qualitative single-case study. Eleven knowledge workers of the case organisation Martela were interviewed on themes such as the working envi- ronment, approaches, use of the working environment, the elements of a quality work environment and what sort of common rules for the office environment they have. The interview material was analysed by encoding method and by quantifying.

In this study it is clarified, what kind of a working environment the activity-based office is, i.e. what kind of zones and premises the office concept consists of and what especial- ly should be considered when designing one. The second theme in this study is design- ing knowledge work at the community level, as well as at the individual level. The de- sign needs at the community level are addressed by developing common office rules together; the individual need to design knowledge work is addressed by the methods of job crafting. The design of knowledge work takes place in the context of activity-based office.

Diplomityö: TOOLBOX – Osallistavan suunnittelun työkalupakki tietotyöympäristöjen muutosprosesseihin

TIIVISTELMÄ

Tämä diplomityö tarkastelee, miten osallistavaa suunnittelua voidaan hyödyntää tietotyöympäristöjen muutosprosesseissa. Tutkimusmenetelminä on käytetty poikkitieteellistä kirjallisuuskatsausta, haastatteluja ja työpajaa.

Osallistavalla suunnittelulla voidaan vähentää muutostilanteiden aiheuttamaa vastarintaa sitouttamalla loppukäyttäjää ja antamalla tälle tunne vaikutusvallasta. Toisaalta osallistaminen myös tehostaa tiedonhankintaa ja voi auttaa organisaatiota säästämään muutoshankkeiden kustannuksissa.

Osallistamisen kannalta on olennaista, että kaikki osapuolet ymmärtävät hankkeen tavoitteet ja suunnitteluprosessin vaiheet. Yleisesti suunnitteluhankkeissa haastavaa on toimiva viestintä eritaustaisten osapuolten välillä yhteisen kielen puuttuessa. Osallistaminen vaatii arkkitehdeiltä uudenlaisia valmiuksia ja lisää tutkimuksen merkitystä suunnittelutyössä.

Tuloksien pohjalta on laadittu osallistavan suunnittelun työkalupakki muutoshankkeiden tueksi. Työkalupakki tarjoaa osallistavia työkaluja viestinnän, organistoitumisen, tunnetilojen hallinnan sekä tiedon keräämisen tarpeisiin.

Tutkielma on tehty osana Pop Up – Tietotyön tuottavuus -tutkimushanketta.

Heikkilä, J. (2016) “TOOLBOX – Osallistavan suunnittelun työkalupakki tietotyöympäristöjen muutosprosesseihin”  (TOOLBOX – A Toolbox for Participatory Design for Change Processes in Knowledge Work Environments), Diplomityö, Arkkitehtuurin laitos, Tampereen teknillinen yliopisto.

New paper: Brainwolk: a mobile technology mediated walking meeting concept for wellbeing and creativity at work

ABSTRACT

We present Brainwolk, a walking meeting concept that is mediated with the means of mobile technology. Brainwolk was developed to encourage physical activity in mostly sedentary knowledge work. It is meant for different work tasks, especially for creative work such as ideation and getting inspiration, reflecting on one’s thoughts and discussing about work-related topics in relaxed atmosphere. Brainwolk enables knowledge workers to work while walking, thus bringing in several benefits for health and wellbeing, as well as creativity and social interaction. Here we present the Brainwolk concept and a summary of a series of the user experience studies where we have evaluated it during the years 2015–2016. The concept and findings contribute on HCI by bringing in design relevant knowledge and insights on the growing field of technology mediated, physically active ways of work, which belong to the blossoming area of persuasive wellness technologies.

Ahtinen, A., Andrejeff, E. and Väänänen, K. (2016) Brainwolk: a mobile technology mediated walking meeting concept for wellbeing and creativity at work. In Proceedings of the 15th International Conference on Mobile and Ubiquitous Multimedia (pp. 307-309). ACM.

New paper: Walk as You Work: User Study and Design Implications for Mobile Walking Meetings

ABSTRACT

People’s sedentary lifestyle is connected with serious health threats. The goal of our research is to gain novel insights on ways in which movement during knowledge work can be increased. We propose and study mobile technology mediated walking meetings. In this paper we present the results of a design research project with a two-phase qualitative user study, in which we first explored users’ expectations towards walking meetings (N=15) and designed the Walking metro mobile application concept. We then evaluated user experience of the concept in field tests (N=14). Based on the findings, we propose 10 design implications for mobile walking meetings in three categories: designing for acceptability, non-interrupting guidance, and discreet persuasion and stimulation.

Ahtinen, A., Andrejeff, E., Vuolle, M. & Väänänen, K. (2016). Walk as You Work – User Study and Design Implications for Mobile Walking Meetings. In Proceedings of the 12th Nordic Conference on Human-Computer Interaction, ACM.

Multidisciplinary teamwork needs time and presence

Pop Up researcher Sanna took part as a teacher in the experimental multidisciplinary design studio course during the autumn semester 2015. This design studio course combined the disciplines of architecture, civil engineering and signal processing. During the course, the students exploited audio and video recording techniques in order to understand and measure different factors of urban space. For example, signal processing students analyzed pleasant and unpleasant sounds from audio recordings in urban street area. This soundscape information, provided by the signal processing students, guided the design project of architecture and civil engineering students.

The course was an example on how digitalization and modern technologies impact on the architectural design practice by combining together unexpected disciplines, such as architecture and signal processing. This unexpected combination creates a need to examine the role of the designer in the multidisciplinary design teamwork. Moreover, multidisciplinary design teamwork can be seen as a form of collaborative design, where designers and non-designers work together in the creative development process.

The implementation of this experimental design studio course was documented in order to learn more about the multidisciplinary design teamwork and to develop the architectural education. The findings indicated that the combination of drastically different disciplines created communicational challenges, since the students had totally different work practices. Because of these challenges, it was important to give time for the team members to establish shared understanding about the working and communication methods within the team. The establishment of shared understanding required commitment and active presence from all the members of the team. Those teams, who met regularly and discussed actively about their work practices, were able to form a coherent team and actually produce higher quality design solutions.

Time and presence are perhaps the most valuable resources today’s working life. The constant rush forces us to focus on the most essential tasks and leaves little time for the establishment of shared understanding. Nevertheless, sometimes the time spent in establishing shared understanding in the beginning can actually save time at the end of the project, since all the team members have mutual understanding on what they are doing, why and how they are doing it.

See more information about the course and students’ experiences about the multidisciplinary teamwork: https://youtu.be/VTapFnBATAQ

Sanna from the School of Architecture, TUT

Emotion Hack Day

A Pop Up researcher and Moodmetric (a company participating in the Pop Up –project) took part in the Emotion Hack Day 2016 held in Helsinki. The hack was organized as part of a research project NEMO – Natural Emotionality in Digital Interaction. The NEMO team including Katri Saarikivi, Tommi Makkonen and Valtteri Wikström have a huge task in front of them: to add empathy to the internet.

Digital systems are not designed to consider emotions. As a result, the tools we have for expressing our emotions online are severely lacking in quality. This in turn inhibits empathy, the mechanisms that allow people to understand each other, connect and collaborate.

The Emotion Hack Day gathered talented people from all work backgrounds to spend 24 hours to generate ideas around digitalizing emotions. The event took place simultaneously in Helsinki and Montreal.

EHD2016_kollaasi

Moodmetric sponsored the event with the Moodmetric rings and SDKs for teams interested in using GSR (galvanic skin response) in their project:

‘It is always fun to work with a new wearable technology and think of how it can be leveraged in every day life. Also, working with a company that takes pride in making the data interface easy to work with is refreshing, since it allows us to focus on the creative aspects, instead of the device interface.’  -André

The submissions are one step towards online presence – with emotions.

Emotionally yours,

Henna

Pop Up for Focus.

One of the companies, which we are collaborating with in Pop Up project, is architecture office Helamaa\Heiskanen. The main objective of this particular case study is to develop the company’s internal working methods in order to increase the wellbeing and productivity of the employees. During 2015, we carried out SmartWoW -questionnaire, 18 semi-structured interviews and observational sweeps within the office, in order to establish a starting point for the Pop Up interventions. In december 2015, we celebrated the opening of the first physical Pop Up intervention at H\H – a Focus. space for concentrated work.

IMG_0197

The research and design behind the Focus. -space for concentration

The office recently transferred to the new premises in the city center, and along the new facilities, the company aims to establish also new ways of working. Hence, the floor plan of the office follows the team-based layout. That is, the employees are located in the shared rooms with approximately three people, based on team projects. The aim of the layout is twofold. Firstly, the layout aims to support changing teamwork and enhance information exchange between people in the same room: project teams could be assembled flexibly in the need, and each employee could change the working station according to the project at hand. Like this, each project member could receive information easily from the other members of the project in the same room and, for example, overhear the phone calls related to the project. Another aim of the spatial organisation is a distribution of tacit knowledge among the employees. More experienced designers could share their knowledge and expertise to younger designers by working in the same room with them.

However, we discovered that even though the layout supports teamwork and exchange of tacit knowledge among the employees, it does not support individual’s working preferences. For example, some of the employees felt stressed if they wanted to concentrate on their work, but the other team members in the same room were talking.

Therefore, the first Pop Up -intervention aimed to support individual’s working preferences by offering a space for concentrated solitary work.

The idea of the intervention is straightforward, a small semi-isolated working area for short-term focused work. The design aims to emphasize a cosy yet intent character to support concentration. Because of the temporary character of the intervention, we exploited some existing furniture in the design, for example an adjustable table, an office chair and a computer. In addition to the existing pieces of furniture we equipped the room with a new carpet and to generate the emotion of semi-isolation we put up transparent curtains.

To involve the employees in the intervention, we asked them to send pictures that in their opinion express the notion of focus and concentration. From a selection of pictures, we picked one to use as an art installation in the new working area.

Once the intervention was complete we organised festive opening in order to advertise the space and engage employees to it. The opening session also included a small workshop, where the employees together got to decide the rules for usage of the new working area.

In the Pop Up project, the temporary interventions are employed to study the needed changes in work in practice and on location. The idea behind is also to give employees a possibility to participate in the development of their work environments.

Jenni, Sanna & Janni

 

Before and after pics:

IMG_0142

 

IMG_0437

New paper: SPATIAL SOLUTIONS SUPPORTING INFORMATION EXCHANGE AND KNOWLEDGE CREATION

ABSTRACT

Architectural practice is a creative, knowledge-based organization, and information exchange and knowledge creation are essential components of architects’ profession. However, these aspects of architectural practise are not studied widely. The objective of this study is to analyse how the mobility of the different types of workers impact on the information exchange and knowledge creation in a team-based office layout. The research material was collected from a semi-large Finnish architecture office. The methods employed are qualitative: theme interviews with the employees and the executives of the office, together with the informal on-site observations.

The preliminary analysis of the research material indicates that the team-based office layout supported tacit knowledge exchange and creative group work. The team rooms, however, did not supported individual working preferences of the participants. Furthermore, the tacit knowledge remained inside the team and did not spread through the whole organization. Therefore, as a downside, the team-based working inhibited the information exchange and knowledge creation between different teams.

Keywords: Office layout, information exchange, knowledge creation, types of knowledge worker

Peltoniemi, S., Poutanen, J., Ahtinen, A., Salonius, H. 2005. Spatial solutions supporting information exchange and knowledge creation, The 7th Annual Symposium of Architectural Research in Finland, Espoo 23-24 October 2015.

 

New paper: Experience-Driven Design of Ambiences for Future Pop Up Workspaces

Abstract. Knowledge work is in transformation and new means for supporting workers’ wellbeing and productivity are needed. Pop Up workspaces are temporary and often social working environments where people can modify their environment to suit their current work mode. The aim of the present research was to explore the opportunities of future Pop Up workspaces, and specifically their technology-mediated ambiences that can provide meaningful experiences for the workers. We employed the Experience-Driven Design (EDD) approach to gain insights of the desired experiences in Pop Up workspaces. We first conducted three participatory group sessions to ideate experience types for Pop Up workspaces. We then run a multidisciplinary concepting workshop in which we designed concepts for technology-mediated ambiences. Five experience categories for worker mindsets were identified, namely Liberty, Fellowship, Determination, Retreat and Recovery. We present ambience concepts that utilise the mindsets and related target experiences, and how they can be supported by ambient technologies.

Keywords: Pop up workspaces, Knowledge work, Workspace ambiences, Experience-driven design, User experience, Space design, Ambient technologies

Ahtinen, A., Poutanen, J., Vuolle, M., Väänänen, K., & Peltoniemi, S. (2015). Experience-Driven Design of Ambiences for Future Pop Up Workspaces. In Ambient Intelligence (pp. 296-312). Springer International Publishing.